Как разделить в экселе фио на отдельные столбцы

Как разделить ФИО в Excel на ячейки? Как выделить инициалы из ФИО в Excel?

В столбце Эксель (Excel) записано ФИО человека в формате "Фамилия Имя Отчество".

Например, Иванов Андрей Иванович.

Требуется с помощью формул сделать, чтобы:

1) Фамилия, имя и отчество располагались в отдельных ячейках.

2) Выделить инициалы — преобразовать "Иванов Андрей Иванович" в "Иванов А. И.".

Как в (Эксель) Excel выполнить подобную задачу?

Как в (Эксель) Excel разделить ФИО на отдельные ячейки и на инициалы?

Пусть в ячейке A1 содержится ФИО в виде "Фамилия Имя Отчество".

Тогда, для получения результата :

1. В ячейку B1 пишем формулу : =ПСТР(A1;1;НАЙТИ(" ";A1;1))
2. В ячейку С1 пишем формулу : =ПСТР(A1;НАЙТИ(" ";A1;1)+1;НАЙТИ(" ";A1;НАЙТИ(" ";A1;1)+1)-НАЙТИ(" ";A1;1))
3. В ячейку D1 пишем формулу : =ПСТР(A1;НАЙТИ(" ";A1;НАЙТИ(" ";A1;1)+1)+1;ДЛСТР(A1)-НАЙТИ(" ";A1;НАЙТИ(" ";A1;1)+1)+1)
4. В ячейку E1 пишем формулу : =B1&" "&ЛЕВСИМВ(C1;1)&". "&ЛЕВСИМВ(D1;1)&"."

Ставите курсор на ячейку с фамилией, именем и отчеством. Идём на вкладку данные, нажимаем кнопку "текст по столбцам", формат данных ставим с разделителями, нажимаем кнопку далее, ставим галочку напротив символа-разделителя в виде пробела, нажимаем кнопку "далее". Формат данных столбца ставим "текстовой". Выбираем ячейку куда хотим переместить наши ФИО (ячейка должна быть абсолютной). Нажимаем кнопку "готово". При переносе только инициалов пишем формулу =(ячейка с фамилией)&" "&ЛЕВСИМВ((ячейка с именем);1)&". "&ЛЕВСИМВ((ячейка с отчеством);1)&"." Вместо (ячейка) ставится относительный адрес ячейки.

Разнесение в EXCEL текстовых строк по столбцам

Инструмент Текст-по-столбцам (вкладка Данные , группа Работа с данными , пункт Текст-по-столбцам ) используется для разнесения элементов текстовой строки по различным столбцам.

Однако, если исходные текстовые строки имеют разный формат, например, если в некоторых ФИО отсутствует отчество, то у инструмента Текст-по-столбцам могут сложности с корректным отнесением значений в столбцы. Можно наблюдать такую картину:

Т.е. фамилия будет помещена в столбец с отчествами.

Рассмотрим вариант разделения ФИО по столбцам с помощью формул. Перед использованием формул исходную строку нужно пропустить через функцию СЖПРОБЕЛЫ() .

Определяем Имя (см. файл примера ) =ЛЕВСИМВ(B5;ПОИСК(" ";B5;1)-1)

Формула ищет первый пробел и все, что левее его относит к имени.

Определяем Отчество: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСК(" "; ПРАВСИМВ(B5; ДЛСТР(B5) — ПОИСК(" "; B5; 1)); 1)) = ИСТИНА; ""; ЛЕВСИМВ(ПРАВСИМВ(B5;ДЛСТР(B5) — ПОИСК(" "; B5; 1)); ПОИСК(" "; ПРАВСИМВ(B5; ДЛСТР(B5) — ПОИСК(" "; B5; 1)); 1) — 1))

Формула определяет, есть ли Отчество, и если находит, то отображает его. Фактически она определяет наличие второго пробела.

Определяем Фамилию: =ПРАВСИМВ(B5;ДЛСТР(B5)-ДЛСТР(C5)-ДЛСТР(D5)-ЕСЛИ(D5="";1;2))

Формула основывается на результатах вычисления двух предыдущих формул и выводит всю исходную строку за исключением Имени и Отчества.

Этот подход не является универсальным для разделения строк по столбцам. Он работает, если строка содержит только 3 или 2 составляющих. В случае со строкой из 4-х слов (например, Василий Петрович Лукьяненко мл. ) будет получен неудовлетворительный результат.

Реальный пример

В реальной жизни все гораздо сложнее, взгляните на следующий исходный список с адресами (в файле примера есть список с 46 адресами).

Предположим, что нужно выделить из каждой строки название улицы или проезда, но только в городе Саратов (исходный список может содержать и другие города).

Проанализируем исходный список.

1) очевидно, что данные взяты из некой электронной базы данных, т.к. в строках имеются характерные запятые, которыми отделяют названия города, улиц, номера домов и пр. (Когда данные заводятся в определенные поля их потом "сшивают" в одну строку, отделяя запятыми или иногда другими знаками, например, пробелами). Имеет смысл запросить исходный файл или попросить выгрузить данные не просто в единую текстовую строку, а в отдельные столбцы. Если это невозможно, то идем дальше.

2) похоже, что данные вводились не совсем корректно. Например, во всех строках, кроме 4-й и 7-й, после символа города "Г" стоит 2 запятые. Вроде мелочь, но если мы будем писать формулу для определения названия города, то подстрока "Г,," будет служить меткой окончания названия города и начала названия улицы. Это очень удобно.

3) название города каждый раз заводилось вручную, а не выбиралось, поэтому есть орфографические ошибки (третья красная строка содержит название города СРАТОВ, что явно ошибочно)

4) далеко не каждая строка содержит обозначение улицы (УЛ) или проезда (ПРОЕЗД). Наличие таких слов существенно облегчает написание формул. Можно было бы определять окончание названия улицы по обозначению номера дома "Д.", но далеко не в каждой строке номер дома идет с этой меткой (2-я, 3-я и 4-я красная строка не содержат метку "Д.").

5) наконец мы имеем множество типов названий улиц: собственно УЛ, затем ПРОЕЗД, потом еще есть РЗД (?), или вообще без обозначения (1-я красная строка).

КАЖДАЯ ошибка, КАЖДЫЙ неверный формат и КАЖДЫЙ тип улицы — обрабатывается написанием ОТДЕЛЬНОЙ формулы. Это трудоемкая и неблагодарная работа, т.к. исходные списки постоянно обновляются привнося новые ошибки.
Как поступить? Я сделал так:
1) в ручную убрал орфографические ошибки. Тут автоматизация пасует. Разнообразие ошибок непредсказуемо
2) использовал только 2 типа названий: Проезд и УЛ,
Все это позволило отобрать из 46 записей, 32. По аналогии можно дописать другие типы улиц: РЗД, тупик, ПР.

Сначала я определил к какому городу относится каждая запись: =ПОИСК(". САРАТОВ Г,,";$A10) Строки, где есть г.Саратов, выводится число 1, что соответствует позиции с которой начинается подстрока . САРАТОВ Г,, Если это другой город, то формула возвращает ошибку.

Затем, аналогичной формулой выясняем есть ли в адресе метка "УЛ,": =ПОИСК("УЛ,";$A10) или "ПРОЕЗД". В третьей строке есть и УЛ и ПРОЕЗД. Хотя это, очевидно, ошибка, но ее можно обработать. Приоритет отдадим Проезду (см. столбец Позиция).

Следующий столбец Отступ учитывает различие в длине слов ПРОЕЗД и УЛ, чтобы название улицы (или проезда) было корректной длины.

Наконец, окончательная формула =ЕСЛИ(ЕОШ(ПСТР(A10;ДЛСТР($B$7)+1;E10-ДЛСТР($B$7)+F10-1));"";ПСТР(A10;ДЛСТР($B$7)+1;E10-ДЛСТР($B$7)+F10-1)) выводит название улицы:

• игнорируются адреса вне города Саратов,
• отбрасывается название города, ищутся только Улицы и Проезды (игнорируются все остальные типы улиц: тупики, проспекты, бульвары и пр.)
• отбрасывается номер дома и квартиры

В файле примера из полученного списка названий улиц и проездов убираются повторы. Затем список улиц сортируется. Сортировка нужна для определения ошибок, которые мы не нашли в исходном списке.

Видно, что 2 красные строки содержат одно и тоже название проезда, разница только в наличии дефиса.

Вывод: разбор тектовых строк — занятие творческое, универсальной формулы не существует. Единственная панацея от ошибок в исходном списке — запретить ввод данных, а разрешить только выбор из заранее определенных списков.

Как разделить имя и фамилию в Excel

Когда вы работаете с данными в своей книге Microsoft Excel, это не всегда просто цифры. Может быть, ваша таблица содержит имена клиентов, клиентов, сотрудников или контактов. И в зависимости от того, откуда берутся ваши данные, вам, возможно, придется манипулировать ими, чтобы удовлетворить ваши потребности в списке рассылки или базе данных.

Если вам нужно разделить имя и фамилию в Excel, у вас есть несколько гибких опций. Это включает в себя не только имя и фамилию, но и отчество, префиксы и суффиксы. Вот полезное руководство, которое показывает, как разделить имена в Excel.

Как разделить имена в Excel с помощью мастера

Мастер преобразования текста в столбец это самый простой способ отделить имена и фамилии в Excel в дополнение к отчествам. И инструмент достаточно гибок, чтобы приспособиться к вашим данным.

Убедитесь, что рядом с данными, которые вы собираетесь разделить, есть пустой столбец, потому что результаты будут идти по умолчанию. Если это невозможно, вы все еще будут быть в состоянии изменить место назначения для вашего разделения данных.

Разделенные имена, разделенные пробелами

Во-первых, если имена разделены пробелами, просто выполните следующие действия.

1. Выберите столбец или ячейки, содержащие имена, которые вы хотите разделить. Столбец или ячейки будут выделены.
2. Нажмите на Данные вкладка и выберите Текст в столбцы в твоей ленте.
3. Во всплывающем окне выберите разграниченный для типа файла, который лучше всего описывает ваши данные.
4. Нажмите следующий,
5. Под Разделители, снимите флажок табуляция и проверить Космос,
6. Нажмите следующий,
7. Под Формат данных столбца, выбирать Текст, Если вам нужно выбрать другой Место назначения для ваших результатов, введите его в это поле.
8. Нажмите Конец,

Этот метод работает для разделения имени и фамилии в Excel, а также отчества или инициала. Итак, если ваши данные находятся в ячейке под именем Сью Салли Смит, Сью С. Смит или Сью С. Смит, все будут работать правильно.

Разделенные имена, разделенные запятыми

Если имя и фамилия разделены запятыми, вам потребуется лишь небольшая корректировка приведенных выше инструкций. На шаге 5 под Разделители, проверять запятая, Вы можете сохранить Космос проверил, если данные также имеют пробелы.

Разделение имен и удаление данных

Допустим, у вас есть имена, которые включают имя, отчество и фамилию, но вы не хотите оставлять отчество. Начните с тех же шагов, что и выше, пока не дойдете до шага 7, затем выполните следующие действия.

1. Под Формат данных столбца, Выбрать Не импортировать столбец (Пропустить),
2. в Предварительный просмотр выбранных данныхщелкните, чтобы выделить столбец данных, которые вы хотите удалить из результатов.
3. Нажмите Конец,

Как разделить имена в Excel с помощью функций

Если вы выполняете одноразовое разделение, описанные выше методы с использованием мастера преобразования текста в столбцы являются наиболее простыми. Но если вы будете добавлять больше данных, которые вы хотите разделить, вы можете использовать формулы Excel

16 формул Excel, которые помогут вам решить реальные проблемы

16 формул Excel, которые помогут вам решить реальные проблемы
Правильный инструмент — это половина работы. Excel может решать вычисления и обрабатывать данные быстрее, чем вы можете найти свой калькулятор. Мы покажем вам основные формулы Excel и покажем, как их использовать.
Прочитайте больше

, Кроме того, хотя мастер обладает гибкостью, у него есть свои ограничения. Итак, мы рассмотрим некоторые функции для особых обстоятельств.

Разделить имя, отчество и фамилию

Выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить данные, и вставьте или вставьте их в следующие формулы:

Имя:

Фамилия:

Второе имя:

Замените метки ячеек (комбинация букв и цифр) метками для ячеек, которые вы разделяете.

Имена с префиксом, удалить префикс

Имя:

Фамилия:

Имена с суффиксом, суффикс в отдельной колонке

Имя:

Фамилия:

Суффикс:

Имена из двух частей

Имя:

Фамилия:

Фамилии, состоящие из двух частей

Имя:

Фамилия:

Фамилии, состоящие из трех частей

Имя:

Фамилия:

Еще раз, не забудьте заменить метки ячеек на те для ячеек, которые вы разделяете.

Заполните ваши формулы

После того, как вы введете любую из указанных выше функций, вы можете перетащить, чтобы заполнить оставшуюся часть вашего столбца этими формулами.

Выберите первую ячейку с формулой. Переместитесь в правый нижний угол и когда черный знак плюс появится, перетащите вниз, чтобы заполнить нужное количество ячеек.

В Excel легко разделять имена

Если вы сможете использовать мастер преобразования текста в столбец, вы сможете легко разделить имя и фамилию в Excel. Но если у вас есть сложные данные для работы, по крайней мере, у вас есть варианты разделения имен с помощью функций.

Для получения дополнительных уроков по Excel, подобных этим, посмотрите, как объединять и разбивать ячейки

Как объединить и разделить ячейки в Microsoft Excel

Как объединить и разделить ячейки в Microsoft Excel
Существует причина, по которой наименьшая единица в электронной таблице Excel называется ячейкой: ее нельзя разделить дальше. Тем не менее, вот как объединить и разделить ячейки, как вы будете.
Прочитайте больше

или быстро удалите все пустые ячейки

Как быстро удалить все пустые ячейки в Excel

Как быстро удалить все пустые ячейки в Excel
У вас есть электронная таблица Excel с пустыми строками и / или столбцами? Не тратьте время на удаление их вручную. Этот метод позволяет легко.
Прочитайте больше

в Excel.

Узнайте больше о: Microsoft Excel, Microsoft Office 2016, Microsoft Office 2019, электронная таблица.