Ордерная схема работы склада: так ли это необходимо
Предположим, Вы владелец сети магазинов и страдаете от постоянных убытков при проведении инвентаризаций. А ведь это можно было избежать раньше: во время приемки товара магазином.
Для такого контроля существует ордерная структура склада. Включается она в любой конфигурации «1С Предприятие» и пользуется успехом.
В обычной работе склада существуют несколько основных документов для магазинов: поступление, перемещение с главного склада и прочие. Проблема в том, что когда в магазине проверяют эти документы, они могут либо полностью принять накладную, либо полностью отказаться. Чаще всего, продавцы, не рискуя дефицитом товара, принимают все, запоминая, что не привезли, передают это начальству, и так далее. Скорее всего, информация эта забудется или потеряется, и вот они наши глобальные недостачи.
Если использовать ордерную структуру склада, то на основании каждого документа прихода и расхода продавец может создать специальный ордер на товары, где точно указать, сколько и какого товара ему привезли или он отгрузил. Все расхождения будут фиксироваться и отмечаться специальными символами в товароучетной системе «1С», и именно по этой информации можно будет отследить сколько товаров нужно допоставить в торговую точку или, например, попросить отправить обратно на склад.
Это будет так же полезно, если снабжением магазина занимается сторонняя логистическая организация, чтобы исключить попытки краж и потерь во время доставки.
Таким образом, о разнице в поставках можно будет узнать оперативно, а, следовательно, в результатах инвентаризации будут исключены ошибки такого рода.
Еще ордерная схема будет полезна, если в системе «1С» используется учет серий товаров и сроков годности. Тогда при поступлении и списании товаров, в зависимости от настроек программы будет использован товар с нужной серией или сроком годности.
Если у вас один магазин и он же склад, то ордерная схема Вам не нужна, так как по факту потери здесь могут быть только при несанкционированных действиях сотрудников.
Из минусов можно отметить исключительную сложность при заведении новых документов. Если у Вас будет заведен обычный документ, но не создан ордер, то товара на складе для программы не будет, а значит, будут ошибки при работе. По факту, это всего лишь дело привычки.
Ордерная схема. Плюсы и минусы
Давайте сразу же зададимся вопросами: Что такое ордерная схема и для чего она нужна? А в конце статьи попытаемся ответить на главный вопрос: Нужна ли ордерная схема вашему предприятию?
Ордерная схема это прежде всего разделение операций по движению товаров на Финансовые и Складские . Ещё называют «двухфазная» схема товародвижения.
В этой схеме существуют финансовые документы (Поступление товаров, Реализация товаров) и складские (Приходный и расходный ордера). Соответственно финансовые документы делают движения по регистрам финансового учета (взаиморасчеты, выручка и т.д.), но движение по складам не происходит при проведении финансовых документов. Отражение движений по складским регистрам осуществляется складскими ордерами. Из этого вытекают следующие особенности ордерного ведения учета, они же отличия ордерной схемы от без ордерной в 1С Управление торговлей 11.
Рассмотрим на примере поступления товаров (для реализации будет все тоже самое, только финансовый документ будет Реализация товаров и услуг, а складским Ордер на списание товаров):
- Операция поступления осуществляются 2 документами (Поступление товаров и услуг и Приходный ордер).
- Процесс поступления разнесен по времени. Т.е. отдел закупа уже сформировал поступление, а на склад товар еще не поступил (машина с товаром приедет позже или даже завтра).
- Есть возможность отражать продолжительный процесс приемки товара с помощью статусов ордеров (К поступлению, В работе, Требуется обработка, Принят).
- Есть возможность отражать расхождения по количеству принятого товара от количества по документам поставщика.
- За финансовые и складские документы отвечают разные сотрудники.
Далее мне бы хотелось сразу написать плюсы и минусы ордерной схемы, но не так все просто. Дело в том, что для одних компаний ордерная схема может нести сплошные плюсы, а для других сплошные минусы. Т.е. плюсы данной схемы также являются и минусами (как говорится, палка о двух концах). Как же быть тогда? А мы поступим следующим образом, мы представим себе 2 типовые компании и для каждого типа опишем полезность или не полезность применения ордерной схемы.
Первая компания: ООО Мебель
Это небольшая компания имеющая торговый павильон в которой выставлена мебель, а также склад он же небольшой цех по сборки мебели из готовых комплектующих.
У нас 2 склада и сразу не понятно удобна ли ордерная схема будет или нет. Вот представим ситуацию, что руководитель компании дал задание программисту 1С расписать ему плюсы и минусы внедрения ордерной схемы. И вот что получилось:
- В магазине один продавец и товар крупный в пересчете нет необходимости, плюсов тут от ордерной схемы не будет.
- В сборочном цехе для внедрения ордерной схемы потребуется оборудовать рабочее место, и создавать приходные и расходные ордера, лишняя работа и дополнительные затраты. Да и менеджер находится в этом же здании и скорее всего ему и поручат выписывать ордера. А если возникнут расхождения их тоже проще сразу же уладить с менеджером.
Вторая компании ООО Стройматериалы
Имеет офис, торговый зал и несколько отедльно расположенных складов на территории с возможностью подъезжать к каждому складу на автомобиле.
Товар выписывается оптовым клиентам в офисе, а розничным в торговом зале. Забирается товар покупателем только со складов.
- Время выписки реализации и время отгрузки товара со склада разные. Например клиент оплатил товар, а потом пошел искать машину. В данном случае ордерная схема позволит отражать реальные остатки на складе.
- За сохранность товара отвечают кладовщики (материально-ответственные сотрудники) по этому именно они должны списывать товар со склада, а не менеджер, который за товар не отвечает.
- По одной реализации клиент будет получать товар на нескольких складах, это будет требовать выписки нескольких ордеров.
- При поступлении товара из а большого объема, в ордерах удобно учитывать полученное количество и сразу отражать расхождения. А если ещё и товар имеет штрих коды, так процес можно ещё глубже автоматизировать с использованием сканеров штрихкода.
В итоге для данной компании применение ордерной схемы будет оправданным.
Ещё конечно встречаются и промежуточные случае, в таких компаниях принимать решение нужно сугубо индивидуально.
Ордерная схема документооборота для операции отгрузки товаров в 1С:ERP Управление предприятием 2.4
Управление движением товаров на складе (поступления, отгрузка, передвижение товара) реализовываем как на ордерном складе, так и на складе без ордерной схемы.
Пользователь может настроить на любых складах ордерную схему отдельно для каждой операции:
· Отражений излишка, недостач, пересортиц.
Для информации и понимания – разница между ордерной и обычным вариантом документооборота, в том числе при работе в 1С ERP, заключается в том, что:
· В обычном варианте документооборота, движение товаров фиксируется финансовыми документами («Приобретение товаров и услуг» (ПТУ), «Реализация товаров и услуг» (РТУ), «Перемещение товаров»). При такой схеме отсутствует возможность детализации процессов приемки/отгрузки со склада.
· При ордерной схеме документооборота предусмотрена возможность разделить во времени процесс оформления финансовых документов (которые регистрируют операции по движению товаров для целей бухгалтерского учета), и выполнить операции движения товаров на складе. В этом случае, движение товаров на складах фиксируется складскими документами, и можно в дополнении конкретизировать процесс приема/отгрузки товаров с помощью статуса.
К примеру, ордерная схема – 1 пользователь (менеджер) оформляет финансовые документы (Приобретение товаров и услуг, Реализация товаров), другой (кладовщик) – производит прием/отгрузку товара со складов, применяя складские документы «Приходный ордер на товары» и «Расходный ордер на товары».
1. Документ «Реализация товаров и услуг»
Документ «Реализация товаров и услуг» в 1С 8.3 ERP можно создать как вручную, так и на основании других документов («Заказ клиента», «Приобретение товаров и услуг» (ПТУ) и др.). Во втором варианте, многие реквизиты «Приобретение товаров и услуг» заполняются на основании соответствующих реквизитов документа-основания.
В общих случаях документ РТУ отражает факт отгрузки товаров, а в ордерной схеме – что товар готов выбыть со склада.
Давайте создадим документ РТУ в 1С 8.3 ЕРП на основании документа ПТУ, по которому мы приобрели товар (возьмем для примера документ ПТУ №ПР00-000001, упоминаемый в прошлой статье – приобретение 20 пар женской обуви), и проведем его (см. Рис. 1, Рис. 2). По умолчанию, статус документа установлен «К предоплате».
Рис. 1 Документ РТУ в 1С ERP 8
Рис. 2 Указание товара в документе РТУ
Документ РТУ, в статусе «К предоплате», делает следующие движения по складскому учету (см. Рис. 3), резервируя товар на складе:
· Свободные остатки (приход);
· Товары к отгрузке (приход).
Рис. 3 Движение документа РТУ
При установке статуса «Реализовано» и проведении документа будут осуществлены следующие движения по складскому учету (см. Рис. 4):
· Свободные остатки (расход);
· Товары к отгрузке (приход);
· Товары организаций (расход).
Рис. 4 Движения по складскому учету
И в любом случае даже при проведении документа РТУ в статусе «Реализовано» товар по системе не будет отгружен со склада – он только резервируется для отгрузки. Для утверждения достаточно сформировать отчет «Остатки и доступность товаров», выбрав наш ордерный склад (см. Рис. 5). Данный отчет находится в разделе «Склад и доставка – Отчеты по складу».
Рис. 5 Отчет по складу в 1С ERP 8
Чтобы документально оформить отгрузку со склада, необходимо оформить документы «Расходный ордер на товары» и «Отбор (размещение) товаров».
Рассмотрим указанные документы.
2. Рабочее место «Отгрузка» в 1С ERP 8
Для отгрузки товара создаем расходные ордера. Для этого в 1С ERP 8 существует рабочее место «Отгрузка» в разделе «Склад и доставка – Ордерный склад». Запускаем рабочее место и видим, что система отражает наличие товара для отгрузки со склада (см. Рис. 6).
Рис. 6 Рабочее место «Отгрузка» в 1С ERP 8
3. Документ «Расходный ордер на товары»
В рабочем месте «Отгрузка» нажимаем «Создать ордера». На этом этапе создастся ордер(а) по всем строчкам табл. части «Отгрузка», создается документ «Расходный ордер на товары». Данный документ отражает факт отгрузки товаров. (Рис. 7, 8). Установиться статус «К отбору».
Рис. 7 Расходный ордер на товары в 1С ERP 8
Рис. 8 Отгрузка в расходном ордере на товары
«Расходный ордер на товары» в статусе «К отбору» делает следующие движения по складскому учету (см. Рис. 9):
· Товары к отбору (приход);
· Товары к отгрузке (приход);
· Товары на складах (приход).
Рис. 9 Движения Расходного ордера на товары
Когда провели «Расходный ордер на товары», нужно определить товары на адресном складе и оформить это в программе. В этом поможет документ «Отбор (размещение) товаров» (см. п. 5 «Документ «Отбор (размещение) товаров»).
После проведения документа «Отбор (размещение) товаров» в статусе «Выполнено без ошибок» или «Выполнено с ошибками» можно установить в документе «Расходный ордер на товары» статус «К отгрузке», а затем статус «Отгружен» (проводим документ в каждом указанном статусе).
Статус «К отгрузке» – документ «Расходный ордер на товары» осуществляет следующие движения по складскому учету (см. Рис. 10):
· Товары к отбору (расход);
· Товары к отгрузке (приход);
· Товары на складах (приход).
Рис. 10 Статус «К отгрузке» в документе «Расходный ордер на товары»
В статусе «Отгружен» документ делает следующие движения по складскому учету (см. Рис. 11):
· Товары к отбору (расход);
· Товары к отгрузке (приход);
· Товары на складах (приход).
В момент проведения «Расходный ордер на товары» в статусе «Отгружен» документально в системе оформляется отгрузка товара со склада.
Рис. 11 Статус «Отгружен» в документе «Расходный ордер на товары»
То, что товар действительно списан со склада, можно посмотреть в отчетах «Остатки и доступность товара» и «Ведомость по товарам на складах» (см. Рис. 12, Рис. 13):
Рис. 12 «Остатки и доступность товара» в 1С ERP 8
Рис. 13 «Ведомость по товарам на складах» в 1С ERP 8
4. Документ «Отбор (размещение) товаров» в 1С ЕРП 2.4
После проведения документа «Расходный ордер на товары» (статус «К отбору») нужно отобрать товары на адресном складе и оформить это в системе 1С ЕРП 2.4. Для этого в системе существует «Отбор (размещение) товаров», который отображается в рабочем месте «Отгрузка» в табличной части на закладке «Отбор из ячеек».
Документ показывает факт отбора товара с ячеек. Статус документа влияет на движение по складскому учету при проведении документа:
Рис. 14 Отбор (размещение) товаров в 1С ERP 8
В статусах «Подготовлено», «В работе» документ делает следующие движения по складскому учету (см. Рис. 15):
· Товары в ячейках (приход);
· Товары к отбору (приход).
Рис. 15 В статусе «Подготовлено», «В работе» Отбор (размещение) товаров в 1С ERP 8
Статусы «Выполнено с ошибками», «Выполнено без ошибок» делаются следующие движения складскому учету (см. Рис. 16):
· Товары в ячейках (расход);
· Товары к отбору (приход).
Рис. 16 Статусы «Выполнено с ошибками», «Выполнено без ошибок» Отбор (размещение) товаров в 1С ERP 8
Данный документ используется и для операции внутрискладского перемещения товаров.